چگونه استاد مدیریت لحظه‌ها شویم؟

به گزارش پی آر؛ رهبران بزرگ، تقویم یا ساعت را مدیریت نمی‌کنند؛ آنها بر لحظات تسلط دارند. اگر احساس می‌کنید زیر بار کار له شده‌اید، تمرکز ندارید و همیشه در تلاش برای جبران هستید، احتمالاً به این دلیل است که به جای بررسی رفتارهای کلی مربوط به زمان، تنها وظایف و زمان‌های جداگانه را مدیریت کرده‌اید.

برای اینکه بالاخره احساس کنید همه‌چیز سر جای خودش است، باید از یک مدیر زمان به یک استادِ لحظه تبدیل شوید.

از زمان اوج خود دفاع کنید

آخرین باری که تقویم خود را با بی‌رحمی و خودخواهی بازبینی کردید، چه زمانی بود؟ لازم است بازه‌های زمانی خاصی را—مثلاً سی دقیقه در آغاز یا پایان روز کاری—بلاک کرده و آن را برای تأمل، برنامه‌ریزی یا حتی نفس کشیدن نگه دارید. ممکن است بعدازظهرهای جمعه را به عنوان زمانی بدون جلسه در نظر بگیرید.

این زمان‌ها را مقدس بدانید و اهمیت آن‌ها را به‌روشنی با اعضای تیم‌تان در میان بگذارید. این کار شما را از چرخه‌ی بی‌پایان جلسات، کارهای سطحی و پاسخ‌های فوری رها می‌سازد.

کاملاً حضور داشته باشید

تسلط بر لحظه یعنی حضور کامل. وانمود نکنید که گوش می‌دهید، در حالی‌که پنهانی پیامک‌ها را چک می‌کنید یا اسلایدها را اصلاح می‌کنید. لپ‌تاپ را ببندید، اعلان‌ها را بی‌صدا کنید و با دقت گوش دهید. حضور ناقص، ناکارآمدی را تضمین می‌کند.

نبود حضور کامل، باعث می‌شود دوباره باید وقت بگذارید تا چیزهایی را بفهمید که در ابتدا از دست داده‌اید. حتی وقفه‌های کوچک باعث کاهش کیفیت کار و افزایش زمان انجام وظایف می‌شود.

به طرز طعنه‌آمیزی، حضور کامل موجب صرفه‌جویی در زمان و ذخیره لحظات ارزشمند‌تر می‌شود.

تمرین ذهن‌آگاهی روزانه

همیشه در حال بودن، افتخار نیست؛ فرسایش است. تسلط بر لحظه به معنای عقب‌نشینی آگاهانه است—هرچند کوتاه.

یک استراحت ده دقیقه‌ای در ظهر بگیرید. هدفون بگذارید، موسیقی بی‌کلام پخش کنید، چشمانتان را ببندید و نفس بکشید. یا از میز کارتان دور شوید، قدمی در فضای باز بزنید، ذهنتان را پاک‌سازی و تمرکزتان را بازیابی کنید.

استراحت‌های کوتاه ذهن‌آگاهی شاید بیهوده به‌نظر برسند، اما در واقع سرمایه‌گذاری‌هایی حیاتی برای افزایش وضوح، کارایی و کیفیت تصمیم‌گیری‌اند.

مرزهای ارتباطی مشخص تعیین کنید

ابزارهای پیام‌رسانی قوی هستند، اما به سلطه‌گر تبدیل شده‌اند. تا زمانی که به اعلان‌ها وابسته باشید، نمی‌توانید استاد لحظات باشید.

ابتدا، خودخواه شوید. سه بازه‌ی مشخص در روز (مثلاً صبح، ظهر، عصر) برای بررسی و پاسخ به ایمیل‌ها تعیین کنید. این برنامه را با همکاران در میان بگذارید تا انتظاراتشان هماهنگ شود و دیگر گروگان پاسخ‌دهی فوری نباشید.

دوم، از خود بپرسید آیا دچار “نوتیفیکیشن‌-ایتیس” شده‌اید؟ (التهاب مزمن اعلان‌ها!) اگر همه اعلان‌ها از همه اپ‌ها روشن باشد، هیچ‌گاه استاد لحظه‌ها نخواهید شد.

به خوابتان احترام بگذارید

رهبرانی که ادعا می‌کنند با چهار ساعت خواب در شب دوام می‌آورند، به اندازه کولاک زمستانی در نوادا نادرند! بنیاد ملی خواب آمریکا اعلام می‌کند که بزرگسالان به ۷ تا ۹ ساعت خواب شبانه برای عملکرد مطلوب نیاز دارند.

کم‌خوابی مزمن، وضوح ذهنی، تاب‌آوری احساسی و بهره‌وری شما را فرسایش می‌دهد. خواب کافی تنبلی نیست، بلکه پایه‌ای برای تسلط بر لحظات بیداری است. خواب با کیفیت، کلید کارآمدی مداوم در طول روز است. خواب بیشتر، لحظات با کیفیت‌تر.

افکارتان را خلاصه‌نویسی کنید

آلفرد اسلون، مدیرعامل جنرال‌موتورز، اهمیت لحظات را می‌دانست و برای همین، بعد از هر جلسه، یادداشت‌هایی کوتاه و دقیق از نکات کلیدی، تصمیم‌ها و اقدامات لازم می‌نوشت.

شما هم می‌توانید این روش را اجرا کنید—از ایمیل یا اپلیکیشن یا حتی دفترچه یادداشت استفاده کنید. افکار تازه را همان موقع ثبت کنید تا بعدها نیاز به مرورهای وقت‌گیر نداشته باشید.

ارزیابی منظم و بی‌رحمانه

استادان لحظه به طور منظم عادات‌شان را بازبینی می‌کنند. هر ماه، یک ارزیابی کوتاه از تقویم و رفتارهای زمانی خود انجام دهید. ببینید چه چیزهایی مؤثرند و چه چیزهایی انرژی‌تان را تحلیل می‌برند.

شاید نیاز باشد زمان‌های خاصی را تنظیم کنید، یا جلساتی را که بیش از حد زمان می‌گیرند، کوتاه‌تر و منظم‌تر برگزار کنید. این بازبینی باعث می‌شود چابک بمانید و بهره‌وری‌تان دائماً بهبود یابد.

استاد شدن در لحظه، به معنای پر کردن روز با وظایف بیشتر نیست، بلکه به معنای تسلط آگاهانه بر آن چیزی است که واقعاً شایسته توجه شماست.

با تمرین پیوسته این عادت‌ها، دیگر تنها زمان را مدیریت نخواهید کرد—بلکه به مدیر کل لحظه‌ها در تقویم و زندگی خود تبدیل می‌شوید.