لزوم بازتعریف استاندارد انتشار خبر در روابط‌عمومی‌ها

به گزارش آژانس خبری پی آر؛ بارها دیده‌ایم که خبر انتصاب یک مدیر، ساعت‌ها و حتی روزها در رسانه‌ها، کانال‌های خبری و شبکه‌های اجتماعی دست‌به‌دست می‌شود، اما در سایت رسمی همان سازمان هنوز هیچ خبری منتشر نشده است.

این در حالی است که مرجع نخست اطلاع‌رسانی هر سازمان باید رسانه رسمی خود آن سازمان باشد و سایر رسانه‌ها خبر را با استناد به آن منتشر کنند، نه برعکس.

این موضوع در مورد انتصاب مدیر روابط‌عمومی اهمیت دوچندان دارد. اگر روابط‌عمومی نتواند خبر انتصاب مدیر خود را به‌موقع، دقیق و حرفه‌ای منتشر کند، چگونه می‌تواند از دیگر واحدهای سازمان انتظار نظم ارتباطی، سرعت اطلاع‌رسانی و مدیریت افکار عمومی را داشته باشد؟

تأخیر در انتشار چنین اخباری، بیش از آنکه یک نقص فنی باشد، نشانه ضعف در برنامه‌ریزی ارتباطی و نبود فرآیند مشخص اطلاع‌رسانی است.

در بسیاری از موارد، کیفیت اخبار انتصاب نیز با حداقل استانداردهای حرفه‌ای فاصله دارد. گاه تنها متن حکم منتشر می‌شود، بدون آنکه مخاطب بداند فرد منصوب‌شده چه سوابقی دارد، پیش از این چه مسئولیت‌هایی بر عهده داشته، با چه پیشینه‌ای انتخاب شده و قرار است چه مأموریت‌هایی را دنبال کند.

در برخی موارد حتی هیچ تصویری از مدیر جدید منتشر نمی‌شود و یا تنها یک تصویر غیررسمی، قدیمی یا کم‌کیفیت در دسترس قرار می‌گیرد.

در چنین شرایطی، رسانه‌ها ناچارند اطلاعات مورد نیاز خود را از منابع مختلف گردآوری کنند؛ فرآیندی که علاوه بر اتلاف زمان، احتمال انتشار اطلاعات ناقص، نادرست یا غیرهمسان را نیز افزایش می‌دهد.

خبر انتصاب صرفاً اعلام یک جابه‌جایی مدیریتی نیست؛ این خبر، معرفی یک چهره به افکار عمومی، کارکنان، رسانه‌ها و مخاطبان سازمان است.

هرچه این معرفی کامل‌تر، دقیق‌تر و منظم‌تر انجام شود، اعتماد بیشتری نسبت به نظام اطلاع‌رسانی سازمان شکل می‌گیرد.

به نظر می‌رسد زمان آن رسیده است که سازمان‌ها برای انتشار اخبار انتصاب، به‌ویژه انتصاب مدیران روابط‌عمومی، از یک حداقل استاندارد مشترک پیروی کنند.

این استاندارد می‌تواند شامل انتشار هم‌زمان خبر در سایت رسمی و سایر درگاه‌های اطلاع‌رسانی سازمان، درج تاریخ و شماره حکم، معرفی کامل مدیر منصوب‌شده، تصویر رسمی و باکیفیت، خلاصه‌ای از سوابق علمی، اجرایی و حرفه‌ای، مسئولیت‌های پیشین، مهم‌ترین مأموریت‌های پیش‌رو، نام مقام صادرکننده حکم، متن کامل یا خلاصه حکم، زمان آغاز مسئولیت، اطلاعات لازم برای ارتباط رسانه‌ها با روابط‌عمومی و در صورت امکان، چند تصویر از مراسم معارفه یا جلسه معرفی باشد.

همچنین بهتر است همه سازمان‌ها برای این‌گونه اخبار از یک قالب ثابت اما خلاق استفاده کنند تا مخاطب با ساختاری منظم و قابل پیش‌بینی روبه‌رو باشد.

این قالب علاوه بر افزایش کیفیت اطلاع‌رسانی، به آرشیو اخبار، جست‌وجوی اطلاعات، استناد رسانه‌ها و بازیابی سوابق مدیریتی نیز کمک می‌کند.

روابط‌عمومی، متولی اطلاع‌رسانی رسمی سازمان است. اگر نخستین روایت یک انتصاب از جای دیگری منتشر شود و رسانه رسمی سازمان صرفاً آن را با تأخیر بازنشر کند، عملاً مرجعیت خبری خود را واگذار کرده است.

حفظ این مرجعیت، نه با شعار، بلکه با سرعت، دقت، شفافیت و رعایت استانداردهای حرفه‌ای امکان‌پذیر است.

شاید تدوین و ابلاغ یک «استاندارد انتشار اخبار انتصاب مدیران» بتواند گامی مؤثر در ارتقای کیفیت اطلاع‌رسانی سازمانی باشد.

استانداردی که حداقل‌های لازم را مشخص کند و به همه روابط‌عمومی‌ها یادآور شود که خبر رسمی، باید ابتدا در خانه خود سازمان متولد شود و سپس در رسانه‌ها بازتاب پیدا کند، نه اینکه سازمان آخرین جایی باشد که خبر انتصاب مدیران خود را منتشر می‌کند.

برای اطلاع از آخرین اخبار و تحلیل‌های تخصصی روابط عمومی به کانال پی آر در «بله» بپیوندید …