کارایی روابط‌عمومی در عصر اطلاعات،الزامات راهبردی و فناورانه

به گزارش پی آر؛با توجه به پیچیدگی‌های فزاینده در جوامع معاصر، سازمان‌ها برای تحقق اهداف راهبردی خود ناگزیر به شناخت دقیق و همه‌جانبه از جامعه مخاطبان هستند. در این راستا، تصمیم‌گیری مبتنی بر واقعیت‌های محیطی و استفاده بهینه از ظرفیت‌ها و منابع سازمانی، شرط اساسی کارآمدی تلقی می‌شود.

در این میان، روابط ‌عمومی به‌عنوان نهادی کلیدی و استراتژیک در ساختار سازمان‌ها، نقش مهمی در ایجاد پیوند مؤثر میان سازمان و محیط پیرامونی ایفا می‌کند که با انجام فرایندهای اطلاع‌یابی، پردازش اطلاعات و اطلاع‌رسانی، بستر مناسبی برای تحقق اهداف و اجرای استراتژی‌های کلان سازمان را فراهم می‌سازد. روابط عمومی کارآمد می‌تواند از طریق تسهیل تصمیم‌سازی برای مدیران، تقویت تصویر سازمان در ذهن مخاطبان و افزایش اثربخشی ارتباطات سازمانی، سهم قابل‌توجهی در موفقیت کلی سازمان داشته باشد.

بدون تردید، موفقیت روابط عمومی در گرو توجه جدی مدیران به جایگاه و مأموریت آن است. در عصر حاضر، هیچ سازمانی نمی‌تواند بدون بهره‌گیری از سازوکارها، ابزارها و دانش تخصصی روابط عمومی، ارتباط مؤثر و پایداری با مخاطبان خود برقرار سازد.

روابط‌عمومی در قالب فعالیت‌هایی نظیر انتشارات، تبلیغات، افکارسنجی، ارتباط با شرکای اجتماعی و اطلاع‌رسانی، در سه سطح درون‌سازمانی، بین‌سازمانی و برون‌سازمانی عمل می‌کند. هدف از این فعالیت‌ها، کمک به مدیران برای برقراری ارتباطی تعاملی و دوسویه با کارکنان، مخاطبان و جامعه است.

روابط عمومی در عصر اطلاعات

با ورود به هزاره سوم، سازمان‌ها و جامعه ایران در آستانه ورود به جامعه اطلاعاتی قرار گرفته‌اند؛ جامعه‌ای که در آن نوآوری‌های فناورانه در عرصه‌های ارتباطات، اطلاع‌رسانی و ارائه خدمات، تحولات بنیادینی را رقم زده‌اند. این تحولات، چالش‌ها و فرصت‌های متعددی را برای سازمان‌ها، به‌ویژه روابط عمومی، در پی داشته‌اند.

در چنین شرایطی، روابط عمومی نه‌تنها مسئول ارائه اطلاعات دقیق، شفاف و به‌موقع به مخاطبان و مشتریان است، بلکه باید در راستای به رسمیت شناختن حق دسترسی آزاد به اطلاعات، پاسخ‌گویی شفاف، ایجاد ارتباط دوسویه، مشاوره مؤثر و بهره‌گیری از فناوری‌های نوین ارتباطی، گام بردارد. حضور فعال و قدرتمند روابط عمومی در درون سازمان، شرط اساسی برای ایفای نقش مؤثر در تعامل با محیط و پشتیبانی از تصمیمات مدیریتی است.

روابط عمومی در جامعه اطلاعاتی باید:

بر اهمیت ارتباط دوسویه با محیط تأکید داشته باشد؛
ارزیابی مستمر سازمان از منظر مخاطبان را دنبال کند؛
ضرورت مخاطب‌محوری را در سیاست‌ها و برنامه‌ها لحاظ کند؛
برنامه‌های سازمان را با خواسته‌ها و گرایش‌های مخاطبان تطبیق دهد.

ضرورت پرداختن به کارایی روابط عمومی

پرداختن به مقوله کارایی روابط عمومی در گذر به جامعه اطلاعاتی و بررسی موانع پیش‌رو، از دو منظر حائز اهمیت است:

فاصله میان عملکرد واقعی و مطلوب

با وجود تلاش‌های کارشناسان و مدیران روابط عمومی در سازمان‌های دولتی، عمومی و خصوصی، عملکرد این واحدها هنوز با فلسفه واقعی و جایگاه مورد انتظار آن‌ها در سازمان فاصله دارد. روابط عمومی در بسیاری از موارد، نتوانسته است نقش تأثیرگذار خود را در درون و برون سازمان ایفا کند.

در سازمان‌های دولتی، روابط عمومی باید به‌عنوان پلی ارتباطی میان دولت و مردم عمل کند. با برقراری ارتباطات دوسویه و متعامل با مخاطبان، رسانه‌ها و محیط پیرامونی، این نهاد می‌تواند اعتماد عمومی را جلب و مشارکت فعال جامعه را در اجرای برنامه‌ها تسهیل کند. همچنین، انتقال دیدگاه‌های مخاطبان به سازمان و ایفای نقش مشورتی در فرآیندهای سیاست‌گذاری و تصمیم‌گیری از وظایف اساسی آن است.

نقش راهبردی در جامعه اطلاعاتی

روابط عمومی در جامعه اطلاعاتی به‌عنوان نهادی تخصصی، با گردآوری، پردازش و ارائه نظام‌مند اطلاعات، نقش بی‌بدیلی در ارتباطات سازمانی ایفا می‌کند.

در چنین بستری، استفاده از رسانه‌های نوین، تولید محتوای دیجیتال، و تسهیل مشارکت مخاطبان در برنامه‌های سازمانی، عاملی تعیین‌کننده در پویایی، رشد و انطباق سازمان با تغییرات محیطی خواهد بود. اطلاع‌یابی و اطلاع‌رسانی، سرمایه اجتماعی سازمان را شکل داده و زمینه‌ساز اعتماد متقابل میان سازمان و مخاطبان می‌شود.

برای دستیابی به جایگاه مطلوب روابط عمومی، ضروری است تحقیقات جامع‌تری درباره چالش‌ها، موانع و فرصت‌های پیش روی این حوزه در ساختار سازمانی ایران صورت گیرد. توسعه روابط عمومی‌های حرفه‌ای، بهره‌گیری از فناوری‌های نوین، و نهادینه‌سازی فرهنگ پاسخ‌گویی، از جمله راهکارهای بهبود وضعیت موجود است.

در نهایت، کارآمدی روابط عمومی نه‌تنها یک ضرورت سازمانی، بلکه یک راهبرد ملی برای ارتقای کیفیت حکمرانی، افزایش اعتماد عمومی و توسعه ارتباطات اثربخش در عصر اطلاعات به‌شمار می‌آید.